Yhteistyökumppanirekisteri

Tietosuojaseloste
asetus (EU) 2016/679 “GDPR”, laadittu 21.3.2021

1 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven Yleisurheilu ry  (jäljempänä NYU, ”seura” tai ”me”) 
Y-tunnus: 1105282-6
Koskitie 11, 01800 KLAUKKALA
Kotipaikka: Nurmijärvi

1.1 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Seuran puheenjohtaja. Puheenjohtajan yhteystiedot löytyvät seuran verkkosivuilta.
Sähköposti: puheenjohtaja@nyu.fi

1.2 Rekisterien vastuuhenkilö

Nurmijärven Yleisurheilun tietosuojavastaava vastaa rekisteriselosteesta, rekisterien tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään ja rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteutuksesta.

Sähköposti: tietosuoja@nyu.fi

1.3 Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Rekisteröityjen tietojen käsittelystä, tietojen korjauksista seurantoimihenkilöihin kuuluvat rekisterivastaavat. 

Jäsen- ja tapahtumarekisteriin liittyvissä kyselyissä ja päivityksissä ensisijaiset yhteyshenkilöt seuran urheilijoille ovat valmennuspäällikkö ja nuorisovastaava, muille jäsenille seuran taloudenhoitaja.

Valmennuspäällikkö:     valmennustoiminta@nyu.fi 
Nuorisovastaava:          nuorisotoiminta@nyu.fi
Talous ja rekisterit:        nyu@nyu.fi

Kilpailuihin liittyvissä rekisteriasioissa palvelee kilpailuja ennen, niiden aikana ja välittömästi niiden jälkeen yhteydessä kilpailukansiaan tai kilpailunjohtajaan. Muulloin kilpailurekisteriasioissa palvelee kilpailupäällikkö.

Kilpailupäällikkö:           kilpailutoiminta@nyu.fi

Yhteistyökumppanirekisterin asioissa yhteyshenkilönä on seuran taloudenhoitaja.

Talous ja rekisterit:        nyu@nyu.fi

2 Tarkoitukset, joita varten henkilötietoja käsitellään

NYU toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, toimihenkilöistämme, harjoitusryhmien, kilpailujen ja muiden tapahtumien osallistujista ja muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiointisuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

3 Yhteistyökumppanirekisteri

3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen NYU:n kumppaniyhteistyön luomiseksi, hallinnoimiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:

  1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn edustamansa yhteisön nimissä tai yksityishenkilönä tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa
  2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen tai sen edeltävien toimenpiteiden täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena
  3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi
  4. käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu voi olla olemassa esimerkiksi, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde, koska rekisteröity tai rekisteröidyn organisaatio on rekisterinpitäjän asiakas, tukija tai muu yhteistyökumppani, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

3.2 Tietosisältö

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • nimi
  • postiosoite
  • sähköpostiosoite
  • yrityksen tai yhteisön nimi ja osoite
  • asema yrityksessä tai yhteisössä
  • yhteistyö, johon tietojen tallennus perustuu

3.3 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä tai heitä edustavilta yrityksiltä ja yhteisöiltä.

3.4 Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

3.5 Tietojen säilytys ja poisto

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty:

  • Yhteistyökumppanien edustajien yhteistietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin pitkään, kuin NYU:n ja yhteistyötyökumppanin yhteistyö on voimassa. Poikkeuksena on, mikäli rekisterinpitäjä on saanut tiedon, että rekisteröity ei ole enää yhteistyöyrityksen palveluksessa
  • Kilpailutoiminnassa yhteistyöyrityksen tai yhteisön toimitsijoiden tietoja säilytetään viisi (5) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin henkilö on viimeksi ollut seuran järjestämissä kilpailussa toimisijatehtävissä
  • Yhteistyöyrityksen tietoja säilytetään 10 vuotta yhteistyösopimuksen päättymisestä

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin yhteistyöhön liittyviä henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös yhteistyön tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

3.6 Henkilötietojen käsittelijät

Seuran toimihenkilöt siinä laajuudessa kuin nämä tarvitsevat henkilötietoja rekisteristä tehtävänsä toteuttamiseksi sekä seuran taloudenhoitaja voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

4 Rekistereiden suojauksen yleiset periaatteet

Rekisterit säilytetään lukitussa tilassa ja ne on suojattu salasanalla. Kunkin rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja lähetettäessä seuran kotisivujen tai verkossa olevien lomakkeiden kautta, tiedonsiirtoon käyttäjän verkkoselaimesta vastaanottavalle palvelimelle käytetään TLS 1.2 tai uudempaa salausprotokollaa, aina milloin käyttäjän verkkoselain tätä tukee. Henkilötietoja ei ole mahdollista lähettää täysin suojaamattoman yhteyden kautta.

Sähköpostitse henkilötietoja lähetettäessä lähettäjä vastaa siitä, että tiedot on mahdollisesti lähetetty suojaamattoman yhteyden yli ja viestiä ei ole salattu. NYU suosittelee, ettei henkilötietoja lähetetä seuralle tai sen toimihenkilöille sähköpostitse, eikä seura koskaan lähetä henkilötietoja suojaamattomalla sähköpostilla.

Lomakkeilla ja sähköpostitse lähetetyt tai muuten seuran toimihenkilön kautta luovutetut henkilötiedot siirretään asianomaiseen rekisteriin ja alkuperäiset lomakkeen tiedot, sähköpostiviesti tai muu tietolähde tuhotaan tietoturvallisesti tietojen tallennuksen päätyttyä.

5 Rekisteröidyn oikeudet

5.1 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2mainitulle yhteyshenkilölle.

5.2 Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.