Kilpailurekisteri

Tietosuojaseloste
asetus (EU) 2016/679 “GDPR”, laadittu 21.3.2021

1 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven Yleisurheilu ry  (jäljempänä NYU, ”seura” tai ”me”) 
Y-tunnus: 1105282-6
Koskitie 11, 01800 KLAUKKALA
Kotipaikka: Nurmijärvi

1.1 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Seuran puheenjohtaja. Puheenjohtajan yhteystiedot löytyvät seuran verkkosivuilta.
Sähköposti: puheenjohtaja@nyu.fi

1.2 Rekisterien vastuuhenkilö

Nurmijärven Yleisurheilun tietosuojavastaava vastaa rekisteriselosteesta, rekisterien tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään ja rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteutuksesta.

Sähköposti: tietosuoja@nyu.fi

1.3 Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Rekisteröityjen tietojen käsittelystä, tietojen korjauksista seurantoimihenkilöihin kuuluvat rekisterivastaavat. 

Jäsen- ja tapahtumarekisteriin liittyvissä kyselyissä ja päivityksissä ensisijaiset yhteyshenkilöt seuran urheilijoille ovat valmennuspäällikkö ja nuorisovastaava, muille jäsenille seuran taloudenhoitaja.

Valmennuspäällikkö:     valmennustoiminta@nyu.fi 
Nuorisovastaava:          nuorisotoiminta@nyu.fi
Talous ja rekisterit:        nyu@nyu.fi

Kilpailuihin liittyvissä rekisteriasioissa palvelee kilpailuja ennen, niiden aikana ja välittömästi niiden jälkeen yhteydessä kilpailukansiaan tai kilpailunjohtajaan. Muulloin kilpailurekisteriasioissa palvelee kilpailupäällikkö.

Kilpailupäällikkö:           kilpailutoiminta@nyu.fi

Yhteistyökumppanirekisterin asioissa yhteyshenkilönä on seuran taloudenhoitaja.

Talous ja rekisterit:        nyu@nyu.fi

2 Tarkoitukset, joita varten henkilötietoja käsitellään

NYU toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, toimihenkilöistämme, harjoitusryhmien, kilpailujen ja muiden tapahtumien osallistujista ja muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiointisuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

3 Kilpailurekisteri

3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu NYU:n oikeutettuun etuun eli henkilön ilmoittamiseen seuran järjestämään Suomen Urheiluliiton tai Suomen Aikuisurheiluliiton alaiseen yleisurheilukilpailuun tai muuhun sellaiseen toimintaan, jossa seuran ja henkilön välillä on asiallinen yhteys ja seura toimii vastuullisena kilpailutapahtuman järjestäjänä. Kilpailurekisterissä ei kuitenkaan käsitellä sellaisia tietoja, jotka liittyvät harrastusryhmien toimintaan kuuluviin seurakisoihin. 

3.2 Tietosisältö

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • kilpailijan henkilötiedot (etunimi ja sukunimi, syntymäaika, lisenssinumero ja lisenssin voimassaolo, sukupuoli, kilpailunumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • valmentajien ja joukkueen huoltajien henkilötiedot (etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • joukkue, seura, piiri tai maa, jota henkilö edustaa
  • kilpailu, johon henkilö on ilmoitettu
  • lajit, joihin henkilö on ilmoitettu
  • kilpailusarja, johon henkilö on ilmoitettu
  • ilmoittajan tiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
  • varmistajan tiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
  • joukkueen ja henkilön kilpailusuoritukset, niihin liittyvät tiedot (ml. tulos, hylkäys, hylkäyksen syy, varoitukset, varoitusten syyt)
  • muut kilpailutapahtuman toteuttamiseen tarpeelliset rekisteröidyn itsensä luovuttamat, kilpailunjärjestäjän antamat, tai kilpailusuorituksen seurauksena syntyvät henkilötiedot

3.3 Säännönmukaiset tietolähteet

  • Urheilijalta itseltään, hänet kilpailuun ilmoittaneelta tai osanoton varmistaneelta henkilöltä suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla
  • rekisterinkäsittelijän tai toimihenkilön syöttäminä 
  • SUL:n lisenssirekisteristä
  • Kilpailukalenteri.fi:stä, kilpailuihin ilmoittautumisen tai ilmoittautumisen perumisen yhteydessä
  • Kilpailujen tuomareilta

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yhteisöiltä, esimerkiksi: 

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, 
  • Postin osoitetietojärjestelmästä, 
  • puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja 
  • muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä 

3.4 Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Voimme julkaista kilpailujen osanottajalistat (ml. nimi, syntymävuosi, sarja, lisenssinumero, joukkue, seura, tulostiedot), eräjaot, pöytäkirjat, tulokset ja muut kilpailutapahtuman toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot kilpailun, seuran tai kilpailutapahtuman oikeudet omistavan yhteisön verkkosivuilla, kilpailun käsiohjelmassa, kilpailun virallisella ilmoitustaululla, Kilpailukalenteri.fi:ssä, tulospalvelussa (esim. live.tuloslista.com) ja luovuttaa tiedotusvälineille julkaistavaksi.
  • SUL:lle ja Tilastopaja Oy:lle virallisten tulosten julkaisemiseksi, tilastojen ylläpitämiseksi ja yleisurheilun seurojen pistekilpailujen pisteiden laskemiseksi (esim. Kalevan Malja, yleisurheilun seuraliiga, nuorisotoimintakilpailu)
  • voimme luovuttaa tietoja kilpailutapahtuman toteuttamiseksi kolmannelta osapuolelta ostamamme palvelun tuottamiseksi (esim. kilpailun turvallisuusjärjestelyiden toteuttamiseksi ja kilpailijoiden, valmentajien ja joukkueen huoltajien kulkuoikeuksien varmistamiseksi)
  • voimme luovuttaa tietoja muuta tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • voimme luovuttaa osallistujan henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • voimme luovuttaa tilastotietoja kilpailijamääristä, demografiatiedoista, kuten ikä ja sukupuoli haettaessa seuralle toiminta-avustuksia julkisilta ja yksityisiltä yhteisöiltä
  • jos rekisteröity henkilö on erikseen antanut suostumuksensa seuran, kilpailun tai kilpailun oikeudet omistavan yhteisön yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan osallistujan tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

3.5 Tietojen säilytys ja poisto

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoja muokkaamaan ja julkaisemattomia tietoja katsomaan on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän toimitsija tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Säilytämme

  • kilpailujen ilmoittautumis- ja varmistustietoja sekä pöytäkirjoja enintään yhden (1) vuoden kilpailun päättymisestä, ellei kilpailusäännöissä toisin edellytetä
  • julkaistuja tuloksia toistaiseksi 

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin kilpailemiseen ja ilmoittautumiseen liittyviä henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös kilpailuun osallistumisen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

3.6 Henkilötietojen käsittelijät

Kilpailun järjestäjän toimitsijat siinä laajuudessa kuin nämä tarvitsevat henkilötietoja rekisteristä tehtävänsä toteuttamiseksi sekä seuran taloudenhoitaja voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

4 Rekistereiden suojauksen yleiset periaatteet

Rekisterit säilytetään lukitussa tilassa ja ne on suojattu salasanalla. Kunkin rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja lähetettäessä seuran kotisivujen tai verkossa olevien lomakkeiden kautta, tiedonsiirtoon käyttäjän verkkoselaimesta vastaanottavalle palvelimelle käytetään TLS 1.2 tai uudempaa salausprotokollaa, aina milloin käyttäjän verkkoselain tätä tukee. Henkilötietoja ei ole mahdollista lähettää täysin suojaamattoman yhteyden kautta.

Sähköpostitse henkilötietoja lähetettäessä lähettäjä vastaa siitä, että tiedot on mahdollisesti lähetetty suojaamattoman yhteyden yli ja viestiä ei ole salattu. NYU suosittelee, ettei henkilötietoja lähetetä seuralle tai sen toimihenkilöille sähköpostitse, eikä seura koskaan lähetä henkilötietoja suojaamattomalla sähköpostilla.

Lomakkeilla ja sähköpostitse lähetetyt tai muuten seuran toimihenkilön kautta luovutetut henkilötiedot siirretään asianomaiseen rekisteriin ja alkuperäiset lomakkeen tiedot, sähköpostiviesti tai muu tietolähde tuhotaan tietoturvallisesti tietojen tallennuksen päätyttyä.

5 Rekisteröidyn oikeudet

5.1 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2mainitulle yhteyshenkilölle.

5.2 Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.