Nurmijärven Yleisurheilun tietosuojakäytännöt

Nurmijärven Yleisurheilu on päivittänyt tietosuojakäytäntönsä ja -selosteet vastaamaan paremmin tämän päivän seuratoiminnan tarpeita ja rekisteröityjen odotuksia heidän tietojensa käsittelylle. Uudistuksessa on kiinnitetty huomiota niihin toimenpiteisiin, joita seura on tehnyt ja tekee tulevaisuudessa varmistaakseen sekä yhdistyslain että tietosuojalain ja Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen mukaisen henkilötietojen käsittelyn.

Tällä sivulla on listattu seuran henkilörekisterit ja niiden rekisteriselosteet sekä esitetty tiivistelmä olennaisista rekisterikäytännöistä.

Rekisterit:

• Jäsenrekisteri - seuran jäsenyyteen liittyvien tietojen rekisteri
• Tapahtumarekisteri - harrasteryhmien ja tapahtumien osallistujatiedot ja ilmoittautumisen yhteydessä annetut tiedot sisältävä rekisteri
• Toimihenkilörekisteri - seuran toimintaan osallituvien palkattujen ja vapaaehtoisten tiedot ovat tässä rekisterissä
• Kilpailurekisteri - seuran järjestämän virallisen kilpailutoiminnan henkilörekisteri
• Yhteistyökumppanirekisteri - rekisteri seuran yhteistyökumppaneista ja näiden yhteyshenkilöistä

Olennaisimmat rekisterikäytännöt:

Tässä joitakin olennaisimpia rekisterikäytäntöjä. Alla oleva lista käytännöistä ei ole kattava, vaan kunkin rekisterin tietosisällöstä, tietojen käyttötarkoituksesta, käyttäjistä ja tietojen luovutuksesta löydät kattavan kuvauksen rekisterin tietosuojaselosteesta.

Jäsenyys

• Jäsenyys ja harrasteryhmiin kuuluminen tai tapahtumiin osallistuminen on erotettu toisistaan
• Jäseneksi liittymisen voi tehdä itsenäisesti erillään mihinkään tapahtumaan tai ryhmään ilmoittautumisesat, mutta tai sitä voidaan tarjota myös erikseen hyväksyttävänä näihin ilmoittautumisen yhteydessä, silloin kun ilmoittautuminen on rajattu vain jäsenille
• Seuralla on oikeus luovuttaa jäsenen henkilötietoja tarpeellisessa laajuudessa kilpailulisenssin ja sporttivakuutuksen hankkimiseksi.
• 15-vuotta täyttäneellä on itsenäinen oikeus liittyä seuran jäseneksi. Tätä nuoremmille vaaditaan huoltajan suostumus.
• Alaikäisen, alle 15-vuotiaan, jäsenen huoltajan nimi ja yhteystiedot ovat pakollisia. Niitä tarvitaan tietojen tallennukseen annetun suostumuksen todentamiseksi.

Harrasteryhmät ja tapahtumat

• Harrasteryhmiin osallistuvien tiedot eivät ole julkisia, eikä niitä julkaista seuran toimesta, ellei toisin erikseen ole toisin mainittu.
• Harrasteryhmien toimintaan kuuluvien seurakisojen tulosluettelot voidaan julkaista seuran nettisivulla ja tiedotusvälineissä
• Harrasteryhmien ja tapahtumien toteuttamiseksi seura voi käyttää tarkoituksenmukaisia verkkopalveluita ja mobiilisovelluksia mm. harjoituksiin ilmoittautumiseen ja osallistumisen kirjaamiseen
• Ryhmiin ja tapahtumiin osallistuvan lapsen huoltajan nimi ja yhteystiedot ovat tarpeelliset, jotta huoltajaan voidaan olla yhteydessä mikäli lapsi esim. loukkaantuu harjoituksissa tai tapahtumassa tai lasta ei ole kukaan noutamassa harjoituksista. Tiedot ovat vain ryhmän ja tapahtuman järjestäjän käyttöön, eikä niitä koskaan luovuteta muille tai muuhun käyttöön, lukuunottamatta viranomaisten lainmukaisia tietopyyntöjä.

Valokuvaus

• Jäsenet voivat luovuttaa valokuvan tai se voidaan ottaa esimerkiksi urheilijaesittelyjä varten
• Harrasteryhmiin ja tapahtumiin osallistuvien tunnistamiseksi, esim. osallistumisoikeuden todentamiseksi, voidaan henkilöistä ottaa valokuva ja tallentaa tapahtumarekisteriin
• Valo- tai videokuvausta voidaan käyttää valmennuksessa apuna sekä yksilö- että ryhmäharjoittelussa. Kuvatallenteiden säilytys rajataan valmennuksen käyttötarkotuksen mukaisesti ja tarpeettomat tallenteet poistetaan käyttötarkoituksen päätyttyä
• Harrastusryhmiin kuuluvissa seurakisoissa ei kuvata ilman erillistä lupaa, joka kysytään jokaisen kilpailun yhteydessä erikseen. Vanhemmat voivat kuvata kisoissa omia lapsiaan, mutta heidänkin tulee kunnioittaa muiden paikalla olevien henkilöiden yksityisyyttä ja välttää kuvaamasta näitä ilman lupaa.
• Harjoituksia järjestetään myös julkisilla paikoilla, joissa kuvaaminen on sallittu ja kuvien käyttöä säätelevät laissa säädetyt oikeudet ja velvollisuudet
• Virallisissa kilpailut ovat julkisia tapahtumia, joiden kuvausoikeudet on kilpailuoikeuksien omistajalla ja tämän luvalla kilpailun järjestäjällä, yleisöllä ja tiedotusvälineillä on oikeus kuvaamiseen kilpailuissa ja kuvatallenteiden julkaisemiseen.

Viralliset kilpailut

• ​Kilpaileminen SUL:n alaisissa virallisissa kilpailuissa vaatii aina kilpailulisenssin. Lisenssin saaminen vaatii tarpeellisten henkilötietojen luovutusta SUL:n käyttöön lisenssirekisterissä, Kilpailukalenteri.fi -ilmoittautumisjärjestelmässä, Tuloslista.com-tulospalvelujärjestelmässä ja Tilastopaja.fi:n tilastoissa.
• Urheilija ei voi osallistua virallisiin kilpailuihin nimettömänä, väärällä tai toisen henkilön nimellä
• Kilpailujen osallistujalistat, eräluettelot, pöytäkirjat ja tulosluettelot ovat julkisia
• Urheilijan nimi voidaan salata vain ennakkoon julkaistavista osallistujalistoista ja eräluetteloista, mikäli tähän on erityisen painavat syyt. Päätöksen salaamisesta tekee kunkin kilpailun kilpailunjohtaja.

Suostumus

• Jäseneksi liittymisen ja ryhmiin ja tapahtumiin ilmoittaumisen yhteydessä vaaditaan aina rekisteröitävän henkilön suostumus tietojen tallentamiseen. Jäseneksi ei voi liittyä, eikä ryhmiin ja tapahtumiin ilmoittautua ilman tätä suostumusta. Huoltaja voi antaa suostumuksen alaikäisen henkilön puolesta.
• 13-vuotta täyttäneellä rekisteröidyllä itsellään ja alle 18-vuotiaan rekisteröidyn huoltajalla on oikeus peruuttaa suostumus osittain tai kokonaan. Suostumuksen  peruuttaminen voi vaikuttaa ryhmiin ja tapahtumiin osallistumiseen tai rajoittaa jäsenoikeuksia.
• Kaikkien jäsenten suostumukset uusitaan vuoden 2022 ensimmäisen puoliskon aikana. Uusiminen aloitetaan kesän 2021 urheilukouluihin ja kilparyhmiin ilmoittautumisen yhteydessä

Lisätiedot

Lisätietoja seuran tietosuojakäytännöistä saat seuran tietosuojavastaavalta: tietosuoja@nyu.fi