Jäsenrekisteri
Tietosuojaseloste
asetus (EU) 2016/679 “GDPR”, laadittu 21.3.2021, päivitetty 17.2.2022
1 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven Yleisurheilu ry (jäljempänä NYU, ”seura” tai ”me”)
Y-tunnus: 1105282-6
Koskitie 11, 01800 KLAUKKALA
Kotipaikka: Nurmijärvi
1.1 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Seuran puheenjohtaja. Puheenjohtajan yhteystiedot löytyvät seuran verkkosivuilta.
Sähköposti: puheenjohtaja@nyu.fi
1.2 Rekisterien vastuuhenkilö
Nurmijärven Yleisurheilun tietosuojavastaava vastaa rekisteriselosteesta, rekisterien tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään ja rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteutuksesta.
Sähköposti: tietosuoja@nyu.fi
1.3 Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Rekisteröityjen tietojen käsittelystä, tietojen korjauksista seurantoimihenkilöihin kuuluvat rekisterivastaavat.
Jäsen- ja tapahtumarekisteriin liittyvissä kyselyissä ja päivityksissä ensisijaiset yhteyshenkilöt seuran urheilijoille ovat valmennuspäällikkö ja nuorisovastaava, muille jäsenille seuran taloudenhoitaja.
Valmennuspäällikkö: valmennustoiminta@nyu.fi
Nuorisovastaava: nuorisotoiminta@nyu.fi
Talous ja rekisterit: nyu@nyu.fi
Kilpailuihin liittyvissä rekisteriasioissa palvelee kilpailuja ennen, niiden aikana ja välittömästi niiden jälkeen yhteydessä kilpailukansiaan tai kilpailunjohtajaan. Muulloin kilpailurekisteriasioissa palvelee kilpailupäällikkö.
Kilpailupäällikkö: kilpailutoiminta@nyu.fi
Yhteistyökumppanirekisterin asioissa yhteyshenkilönä on seuran taloudenhoitaja.
Talous ja rekisterit: nyu@nyu.fi
2 Tarkoitukset, joita varten henkilötietoja käsitellään
NYU toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, toimihenkilöistämme, harjoitusryhmien, kilpailujen ja muiden tapahtumien osallistujista ja muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiointisuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.
3 Jäsenrekisteri
3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu jäsenten osalta NYU:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
3.2 Tietosisältö
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
3.3 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yhteisöiltä, esimerkiksi:
3.4 Tietojen luovutukset ja siirrot
Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
3.5 Tietojen säilytys ja poisto
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Säilytämme jäsentietoja niin kauan kuin henkilö on seuran jäsen tai henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste täyttyvät. Alle 18-vuotiaan jäsenen osalta edellä mainittu koskee myös hänen huoltajaansa. Kun jäsenyys päättyy tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, henkilötiedot poistetaan jäsenrekisteristä ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin jäsenen henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös jäsenyyden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
Jäsenrekisterin tiedot on talletettu myClubiin, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Jäsenhakemus voidaan toimittaa seuralle seuran kotisivuilla tai muussa mediassa linkitetyn Microsoft 365 -palvelussa, Yleisurheilurekisterissä tai Suomisport-palvelussa olevan lomakkeen kautta tai sähköpostitse. Jäsenhakemuksen tietoja säilytetään hakemuksen käsittelyn ajan siinä järjestelmässä, jonka kautta hakemus on jätetty.
Muiden kuin myClubin kautta rekisteröityneiden jäsenten tiedot voidaan säilyttää jäsenrekisterisovelluksen vaihtamisen ajan edelleen myös Yleisurheilurekisterissä. Tiedot poistetaan Yleisurheilurekisteristä, kun järjestelmän vaihto on päättynyt.
3.6 Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän työntekijät sekä seuran johtokunnan jäsenet sekä seuran taloudenhoitaja voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.
Henkilön ilmoittautuessa tapahtumaan, toimintaryhmään tai muuhun vastaavaan, tarvittavat tiedot voidaan luovuttaa tapahtuman tai ryhmän vastuuhenkilöille.
4 Rekistereiden suojauksen yleiset periaatteet
Rekisterit säilytetään lukitussa tilassa ja ne on suojattu salasanalla. Kunkin rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Henkilötietoja lähetettäessä seuran kotisivujen tai verkossa olevien lomakkeiden kautta, tiedonsiirtoon käyttäjän verkkoselaimesta vastaanottavalle palvelimelle käytetään TLS 1.2 tai uudempaa salausprotokollaa, aina milloin käyttäjän verkkoselain tätä tukee. Henkilötietoja ei ole mahdollista lähettää täysin suojaamattoman yhteyden kautta.
Sähköpostitse henkilötietoja lähetettäessä lähettäjä vastaa siitä, että tiedot on mahdollisesti lähetetty suojaamattoman yhteyden yli ja viestiä ei ole salattu. NYU suosittelee, ettei henkilötietoja lähetetä seuralle tai sen toimihenkilöille sähköpostitse, eikä seura koskaan lähetä henkilötietoja suojaamattomalla sähköpostilla.
Lomakkeilla ja sähköpostitse lähetetyt tai muuten seuran toimihenkilön kautta luovutetut henkilötiedot siirretään asianomaiseen rekisteriin ja alkuperäiset lomakkeen tiedot, sähköpostiviesti tai muu tietolähde tuhotaan tietoturvallisesti tietojen tallennuksen päätyttyä.
5 Rekisteröidyn oikeudet
5.1 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2mainitulle yhteyshenkilölle.
5.2 Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.