Jäsenrekisteri

Tietosuojaseloste
asetus (EU) 2016/679 “GDPR”, laadittu 21.3.2021

1 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven Yleisurheilu ry  (jäljempänä NYU, ”seura” tai ”me”) 
Y-tunnus: 1105282-6
Koskitie 11, 01800 KLAUKKALA
Kotipaikka: Nurmijärvi

1.1 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Seuran puheenjohtaja. Puheenjohtajan yhteystiedot löytyvät seuran verkkosivuilta.
Sähköposti: puheenjohtaja@nyu.fi

1.2 Rekisterien vastuuhenkilö

Nurmijärven Yleisurheilun tietosuojavastaava vastaa rekisteriselosteesta, rekisterien tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään ja rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteutuksesta.

Sähköposti: tietosuoja@nyu.fi

1.3 Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Rekisteröityjen tietojen käsittelystä, tietojen korjauksista seurantoimihenkilöihin kuuluvat rekisterivastaavat. 

Jäsen- ja tapahtumarekisteriin liittyvissä kyselyissä ja päivityksissä ensisijaiset yhteyshenkilöt seuran urheilijoille ovat valmennuspäällikkö ja nuorisovastaava, muille jäsenille seuran taloudenhoitaja.

Valmennuspäällikkö:     valmennustoiminta@nyu.fi 
Nuorisovastaava:          nuorisotoiminta@nyu.fi
Talous ja rekisterit:        nyu@nyu.fi

Kilpailuihin liittyvissä rekisteriasioissa palvelee kilpailuja ennen, niiden aikana ja välittömästi niiden jälkeen yhteydessä kilpailukansiaan tai kilpailunjohtajaan. Muulloin kilpailurekisteriasioissa palvelee kilpailupäällikkö.

Kilpailupäällikkö:           kilpailutoiminta@nyu.fi

Yhteistyökumppanirekisterin asioissa yhteyshenkilönä on seuran taloudenhoitaja.

Talous ja rekisterit:        nyu@nyu.fi

2 Tarkoitukset, joita varten henkilötietoja käsitellään

NYU toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, toimihenkilöistämme, harjoitusryhmien, kilpailujen ja muiden tapahtumien osallistujista ja muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiointisuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

3 Jäsenrekisteri

3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu jäsenten osalta NYU:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

  • ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenrekisteriä
  • jäsenasioiden hoito (mm. laskutus, palkitseminen, kurinpidolliset toimet)
  • jäsenviestintä (mm. tiedotteet, jäsenkirjeet, pikaviestiryhmien ylläpito ja viestit, Nimenhuuto-ryhmien ylläpito ja viestit)
  • seuran kotisivuilla, sosiaalisessa mediassa tai tiedotusvälineissä julkaistavat uutiset 
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • valmennustoiminta
  • urheilutoiminta, kilpailulisenssien hankinta ja lisenssirekisterin ylläpito
  • kilpailutoiminta (esim. kilpailujen järjestäminen)
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
  • vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
  • muu seuran toiminnan kannalta välttämätön jäsentietojen käsittely

3.2 Tietosisältö

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • yhdistyslain 11§:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi ja kotipaikka
  • syntymäaika ja sukupuoli 
  • mahdolliset luvat ja suostumukset 
  • jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • valokuva
  • tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin 
  • valmentaja
  • alaikäisen jäsenen osalta 
    • tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
    • huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
  • muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot 

3.3 Säännönmukaiset tietolähteet

  • Jäseneltä itseltään tai tämän huoltajalta suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla
  • rekisterinkäsittelijän tai toimihenkilön syöttäminä 
  • Suomen Urheiluliiton rekistereistä
  • kilpailujärjestelmistä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yhteisöiltä, esimerkiksi: 

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, 
  • Postin osoitetietojärjestelmästä, 
  • puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja 
  • muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä 

3.4 Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Suomen Yleisurheiluliitolle lisenssin hankinnan yhteydessä kilpailuoikeuden hankkimiseksi urheilijalle
  • urheilutoiminnassa lisenssiurheilijoiden tietoja (nimi, syntymäaika, seura, piiri, lisenssinumero), seuralta tai liitolta kilpailujen järjestäjille kilpailuihin ilmoittautumisen yhteydessä ja kilpailutulosten ja ennätysten julkaisemiseksi ja tilastoimiseksi.
  • seuran toimesta kilpailunjärjestäjille seuran ilmoittaessa kilpailijan kilpailuihin, esim. viesti, seuracup tai sm-kilpailut
  • seuran toimesta SUL:lle tai kilpailunjärjestäjälle, tämän varmistaessa henkilön kilpailuoikeutta
  • kilpailutoiminnan toimitsijarekisteriin, toimitsijoiden yhteystietojen täydentämiseksi
  • urheilutoimintaan osallistuneiden jäsenten tietoja (nimi, ikä, seura) uutisoitaessa urheilijan menestyksestä seuran kotisivuilla, sosiaalisessa mediassa tai tiedotusvälineissä
  • voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • voimme luovuttaa tilastotietoja jäsenmääristä, demografiatiedoista, kuten ikä, sukupuoli ja kotipaikka, haettaessa seuralle toiminta-avustuksia julkisilta ja yksityisiltä yhteisöiltä.
  • voimme luovuttaa jäsenen henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • jos rekisteröity henkilö on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan jäsenen tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

3.5 Tietojen säilytys ja poisto

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. 

Säilytämme jäsentietoja niin kauan kuin henkilö on seuran jäsen tai henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste täyttyvät. Alle 18-vuotiaan jäsenen osalta edellä mainittu koskee myös hänen huoltajaansa. Kun jäsenyys päättyy tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, henkilötiedot poistetaan jäsenrekisteristä ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin jäsenen henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös jäsenyyden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Jäsenrekisterin tiedot on talletettu Yleisurheilurekisteriin, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Jäsenhakemus voidaan toimittaa seuralle seuran kotisivuilla tai muussa mediassa linkitetyn Microsoft 365 -palvelussa, Yleisurheilurekisterissä tai Suomisport-palvelussa olevan lomakkeen kautta tai sähköpostitse. Jäsenhakemuksen tietoja säilytetään hakemuksen käsittelyn ajan siinä järjestelmässä, jonka kautta hakemus on jätetty. 

3.6 Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät sekä seuran johtokunnan jäsenet sekä seuran taloudenhoitaja voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

Henkilön ilmoittautuessa tapahtumaan, toimintaryhmään tai muuhun vastaavaan, tarvittavat tiedot voidaan luovuttaa tapahtuman tai ryhmän vastuuhenkilöille.

4 Rekistereiden suojauksen yleiset periaatteet

Rekisterit säilytetään lukitussa tilassa ja ne on suojattu salasanalla. Kunkin rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja lähetettäessä seuran kotisivujen tai verkossa olevien lomakkeiden kautta, tiedonsiirtoon käyttäjän verkkoselaimesta vastaanottavalle palvelimelle käytetään TLS 1.2 tai uudempaa salausprotokollaa, aina milloin käyttäjän verkkoselain tätä tukee. Henkilötietoja ei ole mahdollista lähettää täysin suojaamattoman yhteyden kautta.

Sähköpostitse henkilötietoja lähetettäessä lähettäjä vastaa siitä, että tiedot on mahdollisesti lähetetty suojaamattoman yhteyden yli ja viestiä ei ole salattu. NYU suosittelee, ettei henkilötietoja lähetetä seuralle tai sen toimihenkilöille sähköpostitse, eikä seura koskaan lähetä henkilötietoja suojaamattomalla sähköpostilla.

Lomakkeilla ja sähköpostitse lähetetyt tai muuten seuran toimihenkilön kautta luovutetut henkilötiedot siirretään asianomaiseen rekisteriin ja alkuperäiset lomakkeen tiedot, sähköpostiviesti tai muu tietolähde tuhotaan tietoturvallisesti tietojen tallennuksen päätyttyä.

5 Rekisteröidyn oikeudet

5.1 Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2mainitulle yhteyshenkilölle.

5.2 Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.