Toimitsijaohjeet

Toimitsijoiden ohjeistus koostuu kilpailuohjeista ja toimitsijaohjeista. Koska kilpailussa on koronaviruksen leviämisen ehkäisemiseksi käytössä poikkeusjärjestelyjä, jokaisen toimitsijan tulee tutustua kumpaankin ohjeistoon ja toimia kilpailupaikalla tämän ohjeistuksen mukaisesti.

Tapahtuma-alueen aluejako

Tapahtuma-alueena on Klaukkalan urheilukenttä, kentän välitön edusta ja Monikon WC-tilat. Urheilukentällä ovat erillisinä alueina katsomo, etusuora ja lämmittely- ja calling-alueet. Jokaisella alueella on nimetyt toimitsijat, jotka on listattu toimitsijalistassa. Toimitsijoiden tulee toimia vain omalla alueellaan, sikäli kuin tehtävänjaossa ei muuta määritellä. Näin vältetään etteivät toimitsijat ole tekemisissä ja kosketuksessa katsojien ja useiden eri urheilijaryhmien kanssa.

Katsomo, kilpailutoimisto ja kentän välitön edusta

Nämä kaikki ovat alueita, joilla toimitsijat ovat tekemisissä katsojien ja saapuvien urheilijoiden kanssa. Näillä alueilla toimivat toimitsijat eivät saa siirtyä eivätkä oleskella kentän aitojen sisäpuolella. Alueet on rajattu kenttää ympäröivällä aidalla ja kentän urheilualueen ja katsomon välisellä kaiteella. Lisäksi urheilualueen sisällä on aluerajauksia toteutettu sulkunauhalla.

Etusuora

Etusuora on sprinttien suorituspaikka. Suorituspaikalla saavat klo 17 jälkeen olla vain lähetys- ja aitaryhmään kuuluvat toimitsijat, suoritusvuorossa olevat kilpailijat ja seuraavaksi suoritusvuoroon tulevat kilpailijat. Ennen kilpailua ja aitajuoksujen jälkeen suorituspaikalla saavat olla myös kentänhoitajat aitojen kentälle tuomista ja kentältä vientiä varten. Suorituspaikalle pyrkivillä urheilijoilla on oltava kilpailunumero yleisurheilusääntöjen mukaisesti kiinnitettynä etupuolelle.

Kuuluttamo/ajanotto

Kuuluttamo ja ajanotto on kilpailun aikana suljettu muilta kuin ajanotto-, kuulutus- ja tulospalvelutehtävissä toimivilta. Lähtölistojen jakelusta suorituspaikalle ja calling-alueille vastaan kilpailunjohtaja.

Lämmittely- ja calling-alueet

Kilpailijat jaetaan sarjojen mukaisesti mahdollisimman tasan kolmeen ryhmään, joilla joilla jokaisella on oma lämmittelyalue. Alueet on nimetty kirjaimilla A, B ja C. Kullekin alueelle on omat toimitsijat ja alueille pääsy on vain kunkin alueen toimitsijoilla ja kyseiseen ryhmään kuuluvilla urheilijoilla. Urheilijoiden jako eri alueille julkistetaan kilpailua edeltävänä päivänä. Lämmitelyalueelle ja kentän sisäpuoliselle alueelle saavat tulla vain kilpailijat, joilla on kilpailunumero. Alueelle tulevalta kilpailijalta on varmistettava, että hänellä on numero ja että numero oikeuttaa pääsyyn kyseiselle alueelle. Mikäli näin ei ole kilpailija on ohjattava kehoituksin ja käskyin joko oikealle alueelle, noutamaan kilpailunumero kilpailutoimistosta tai poistumaan urheilukentän alueelta.

Kilpailunumerot

Jokaisella kilpailijalla on oltava kilpailunumero, jonka kilpailijat saavat kilpailutoimistosta. Kilpailunumero ja hakaneulat luovutetaan kilpailijalle turvaväliä noudattaen siten, että toimitsija ja kilpailija eivät ole kosketuksessa. Kilpailunumerot jaetaan siten, että lämmittelyryhmään A kuuluvien kilpailunumerot ovat väliltä 100-199, lämmittelyryhmään C kuuluvilla 200-299 ja lämmittelyryhmään B kuuluvilla 300-399.

Kilpailunumerot palautetaan kilpailun jälkeen, ennen poistumista oman lämmittelyalueen callingiin tai kilpailutoimistoon.  Kilpailijoiden palauttamat numerot ja hakaneulat pidetään erillään numeroista ja hakaneuloista, jotka eivät ole olleet käytössä kilpailulla. Käytetyt numerot ja hakaneulat dekontaminoidaan kilpailun jälkeen. Kilpailijalla on oikeus poistua lämmittelyalueelta suoraan pois tapahtuma-alueelta ilman kilpailunumeroa.

Tehtävät

Kilpailutoimisto

Kilpailutoimiston toimitsijoiden tehtävänä on kilpailijoiden ja tapahtumaan saapuvien katsojen opastaminen ja kilpailunumeroiden jakaminen kilpailijoille.

Lähetysryhmä

Ryhmä vastaa kilpailun lähettämisestä ja toimii yhdessä ajanoton kanssa. Lähetysryhmään kuuluva toimitsija opastaa kunkin kilpailijan omalle radalleen. Muutoin lähetysryhmä vastaa yleisurheilusäännöissä lähettäjille kuuluvista tehtävistä.

Lähettäjänä toimivalla lähetysryhmän jäsenellä tulee hygieniasyistä olla käytössään oma henkilökohtainen pilli.

Mikäli lähetysryhmä avustaa kilpailijoita telineiden asettamisessa ja siirrettäessä telineitä lähtöpaikan siirtyessä, tulee tässä tehtävässä käyttää hanskoja ja huolehtia turvaetäisyydestä kilpaijoihin.

Ajanotto

Ryhmä vastaa maalikamerasta ja sähköisestä ajanotosta. Ajanottoryhmä toimii yhteistyössä lähetysryhmän ja tulospalvelun kanssa.

Kuuluttaja

Vastaa kilpailun kuulutustehtävistä ja muistuttaa niin yleisöä kuin kilpailijoita kilpailussa noudatettavista säännöistä. 

Tulospalvelu

Tulospalvelu vastaa tulosten kirjaamisesta ja julkaisemisesta live-tulospalvelussa. Tulospalvelu toimittaa kilpailun jälkeen tulokset myös tilastopajaan. Tuloksia ei julkaista paperiprintteinä, eikä aseteteta kilpailupaikalla esille tulostaululle.

Live-lähetys

Live-lähetyksen kuvauskalusto on etusuoralla ja lähetyskalusto kuuluttamon tuntumassa etusuoralla, maanpinnan tasolla. Live-lähetyksen kuvaaja ja toteuttaja toimii etusuoran kilpailualuella ja pyrkii välttämään tarpeetonta kanssakäymistä yleisön ja kilpailijoiden kanssa.

Aitaryhmä

Ryhmä vastaa aitojen asettamisesta paikoilleen aitajuoksuissa ja niiden keräämisestä kuljetuskärryyn kilpailun jälkeen. Aitaryhmän jäsenet vastaavat kukin matkasta riippuen yhdestä tai kahdesta aitarivistä. Pyritään siihen, että samoihin aitoihin ei kilpailun aikana koske muut kuin siitä vastaava aitaryhmän jäsen. Aitoja käsiteltäessä käytetään hanskoja.

Lämmittely- ja calling-ryhmät

Ryhmissä A ja C on neljä henkilöä, jotka vuorottelevat ajastetusti. Lämmittelyalueilla A ja C on koko tapahtuman ajan oltava vähintään yksi toimitsija ohjaamassa toimintaa ja katsomassa että lämmittely tapahtuu turvavälejä noudattaen, eivätkä urheilijat liiku kentällä luvattomasti oman lämmittelyalueen ulkopuolella.

Ryhmässä B on yksi henkilö, joka vastaa alueen callingista. B-alueelle sijoitetaan vain 15-sarjojen tai vanhempia urheilijoita ja näiden oletetaan osaavan noudattaa kilpailuohjeita omatoimisesti. 

Kunkin ryhmän tulee huolehtia alueellaan callingista eli koota oman eränsä lähtöön valmistautuvat urheilijat kilpailun aikataulun mukaan valmiiksi lämmittelyalueella n. 10 minuuttia ennen kunkin erän starttia. Kilpailijat tulee ohjata lähtöpaikaille siinä vaiheessa, kun edellisen erän juoksijat ovat asettelemassa telineitään. Kilpailun ensimmäisen erän urheilijat ohjataan lähtöpaikalle viimeistään klo 17.25.

Mikäli kilpailija puuttuu lämmittelyalueelta ja myöhästyy callingista, niin tätä ei jäädä odottamaan, vaan erä muut kilpailijat ohjataan lähtöpaikalle. 

Lämmittelyalueiden toimitsijoiden vaihto tapahtuu aitajuoksujen ja 100m juoksun välissä.

A-alueella lämmittelevät urheilijat tulee saattaa lähtöpaikalle asti. C-alueen urheilijoiden osalta tarpeen mukaan ja B-alueen urheilijoille opastetaa tarpeen mukaan reitti jota myöten voi siirtyä lähtöpaikalle.

Kilpailunjohtaja

Kilpailunjohtaja toimii kilpailussa myös juoksujen lajijohtajana ja käsittelee kilpailussa lajijohtajalle ja kilpailunjohtajalle kuuluvat tehtävät. Kilpailunjohtaja huolehtii myös lähtölistojen jakelusta lähetysryhmälle ja callingiin. Koska kilpailussa pyritään pitämään myös toimitsijoiden määrä pienenä, toimii kilpailunjohtaja tarvittessa osana aitaryhmää.

Kilpailun kulku

Toimitsijoita pyydetään omalle toimipaikalleen viimeistään klo 17 ja osa kilpailun valmisteluista aloitetaan jo klo 16. Toimitsijoita pyydetään saapumaan kentälle joko poistumistieportin tai kentänhoitajien varaston ajoportin kautta, lukuunottamatta kilpailutoimiston toimitsijoita. Vältetään kulkua katsomoalueiden kautta eli pyritään siihen, että kentän alueella toimivat toimitsijat eivät ole tekemisissä katsojien kanssa.

Kilpailun kulun ajastus on määritelty kilpailun aikataulussa. Lopullinen aikataulu julkaistaan kilpailua edeltävänä päivänä. Pyritään yhdessä siihen, että kilpailun ensimmäinen erä starttaa aikataulun mukaisesti klo 17.30 ja siitä eteenpäin noudatetaan kilpailun aikataulua. Näillä kilpailussa käytössä olevilla poikkeusjärjestelyillä on tärkeää, että calling syöttää kilpailijoita lähtöpaikalle oikea-aikaisesti tasaisena virtana, siten että ruuhkia ei pääse syntymään, mutta niin ettei lähtöpaikka ole tyhjänä odottamassa kilpailijoita.

Mikäli kilpailija puuttuu lähdöstä, niin tätä ei jäädä odottamaan, vaan kilpailija saa pöytäkirjaan merkinnän DNS. Mahdollisuutta juoksemiseen myöhemmässä erässä ei ole ja tämä on ilmoitettu myös kilpailuohjeissa.

Aitajuoksujen ja 100m juoksujen välissä on tauko, joilloin kerätään aidat vaunuun ja kentänhoitaja ajaa ne pois kentältä. Tällä tauolla toimitsijoiden on mahdollista myös käydä WC:ssä. Lämmittelyalueilla A ja C on toimitsijoiden vaihto tässä kohdassa aikataulua. Aitaryhmä vapautuu tehtävistään tässä vaiheessa.

Mikäli jokin kilpailija toistuvasti opastuksesta huolimatta rikkoo kilpailuohjeita ja turvavälisääntöjä räikeästi, tulee tästä ilmoittaa kilpailunjohtajalle. Kilpailuohjeisiin kirjatun mukaisesti ja yleisurheilusääntöjen mukaan kilpailija voidaan sulkea pois kilpailusta mikäli tämä syyllistyy räikeään sääntörikkomukseen tai toistuvasti rikkoo kilpailun sääntöjä.

Hygienia

Jokaisen toimitsjan tehtävä on omalta osaltaa pitää kiinni terveysviranomaisten suosittelemista hygieniasuosituksista ja aluehallintoviraston määrämistä kokoontumisrajoituksista. Kilpailunjohtaja toimittaa katsomoiden sisäänkäynneille, etusuoran lähtöpaikalle, kilpailutoimistoon ja lämmittelyalueille käsihuuhdetta. 

Sääsuojat

Calling-alueille tuodaan tuolit, pöydät ja sääsuojat, jotta calling voidaan toteuttaa myös heikommassa kelissä, ilman että paperit lentelevät pitkin tai kastuvat. Katoksia alueille ei pystytetä, koska käytössä ei ole niin suuria katoksia, että urheilijat voisivat kerääntyä niiden alle turvavälejä noudattaen.